En la comunidad Tribus RRHH surgió la alarma: varias personas de nómina y contabilidad comenzaron a recibir correos del IMSS pidiendo autorizar incapacidades desde el Escritorio Virtual, algo que muchos nunca habían visto. Esto generó dudas legítimas: ¿es obligatorio? ¿qué pasa si no se autoriza a tiempo? ¿aplica para todas las incapacidades o solo algunas?
La base normativa de este cambio está en el Reglamento de Prestaciones Médicas del IMSS y en el acuerdo ACDO.AS2.HCT.070420/119.P.DPES, publicado en el DOF el 4 de mayo de 2020. Ahí se estableció que las incapacidades por maternidad deben ser autorizadas por el patrón a través del portal del IMSS, como parte del esquema de pago de subsidios. Un boletín técnico de la firma García Aymerich explica que, aunque el acuerdo nació para maternidad, en la práctica el Instituto ha comenzado a solicitar autorización también para algunos otros tipos de incapacidad; en esos casos, el médico debe informar al trabajador que su incapacidad requerirá autorización patronal.
El proceso se realiza en el Escritorio Virtual del IMSS, dentro del portal de servicios digitales: el representante legal ingresa con e.firma, elige la empresa que representa, entra al módulo de “Calificar incapacidades”, busca por NSS o folio y decide si autoriza o rechaza la incapacidad. Si rechaza, el sistema pide señalar un motivo (trabajador no reconocido, datos incorrectos, etc.).Desde 2018–2019, el IMSS ha venido impulsando servicios digitales para el pago de incapacidades en cuenta bancaria y la consulta de histórico y estatus en línea, lo que explica que cada vez más trámites se canalicen por vías electrónicas.
Para RRHH y nómina, esto no es un simple cambio tecnológico: si la empresa no está registrada en el Escritorio Virtual o no revisa sus avisos (incluido el Buzón IMSS, que notifica por correo y SMS), puede retrasar la autorización y con ello el pago de subsidios al trabajador, generar discrepancias en el manejo de ausencias o incluso exponerse a revisiones por parte del Instituto.
La recomendación práctica es clara: asegurarse de que el registro patronal cuente con e.firma vigente, asignar responsables formales de revisar diariamente el Escritorio Virtual y el Buzón IMSS, documentar internamente el flujo de autorización y, ante casos dudosos, consultar a especialistas en seguridad social.
Más allá del detalle técnico, este cambio confirma una tendencia: la relación empresa–IMSS se está moviendo aceleradamente al entorno digital. Quien no se actualice a tiempo corre el riesgo de afectar directamente a sus trabajadores… y de tener sorpresas en auditorías futuras.
¿Tu organización ya tiene un protocolo claro para revisar y autorizar incapacidades en línea?