Desarrolladas en plenitud. Vamos a abordar uno de los elementos más complejos y he observado que la mayoría de las organizaciones no entienden: la importancia del diccionario de competencias.
Con mis años en consultoría he estudiado muchísimos diccionarios por competencia, pero la mayoría de estos instrumentos son generalmente utópicos y poco aplicables, están basados en la inspiración de un departamento o la Dirección General y son aquellas cosas que quisiera —el que lo desarrolló— acompañaran a los objetivos de negocios.
En general son pocos claros o no establecen conductas observables que permitan a la organización establecer los lineamientos o los perfiles que se deben de alcanzar.
Un diccionario por competencias tiene la función de definir la capacidad real y demostrada para realizar con éxito una actividad de trabajo específica, hablamos de competencias cuando se procede a evaluar, formar, desarrollar y medir el aporte de una persona al éxito desde su puesto de trabajo.
Es esencial recordar que la gestión por competencias tiene grandes ventajas para las empresas: mejorar el clima laboral; aumentar la eficiencia y la eficacia de los colaboradores; disminuir el ausentismo y rotación dentro de la organización; acrecentar las capacidades y optimizar el desempeño de toda la organización.
Los encargados de diseñar un diccionario de competencias, deben tener el conocimiento pleno de la cultura, principios y valores de la organización, pero además deben tener claridad de cuáles son las metas, objetivos y visión que se tiene del futuro dentro de la empresa, para que las competencias estén alineadas a la estrategia de la compañía.
Aunque los diccionarios por competencias tienen elementos comunes que se ajustan a los objetivos organizacionales de una empresa, deben tener con claridad aquellas competencias que se tienen que realizar. Mientras más detallado sea el diccionario y entre más claros estén los comportamientos, será más fácil pasar de la teoría a la práctica, para que verdaderamente las personas vivan las competencias organizacionales.
Entonces tengamos claro el concepto de diccionario de competencias: un libro en el que se recoge y explica de forma ordenada las aptitudes y comportamientos de un individuo para hacer algo, o invertir en un asunto determinado.
Implica un análisis previo por parte de la empresa acerca de cómo entiende sus competencias, junto con los comportamientos de determinados grados de desarrollo.
Para poder realizar un proceso y establecer cuáles son las competencias que estarán dentro del diccionario, es importante señalar que no es algo que pueda realizar solamente el área de Recursos Humanos, es fundamental que todos los líderes de la organización, además de los stakeholders o patrocinadores organizacionales, participen en el desarrollo del diccionario, ya que serán ellos quienes verdaderamente lo van a vivir.
La organización debe reconocer el diccionario por competencias como parte de un proceso de transformación organizacional, ya que va a acompañar en todo el modelo al desarrollo de las personas —quienes son verdaderamente los actores
— que llevan a cabo el trabajo dentro de las empresas.
Pasos para el desarrollo del diccionario por competencias:
Lo primero que tenemos que establecer es un panel de expertos para lograr identificar las competencias organizacionales, institucionales, transversales y funcionales que vamos a estar incluyendo dentro de nuestro diccionario.
Configurar un panel de expertos objetivo, invitando primero a todos aquellos stakeholders que sean necesarios para llevar a cabo el proceso, puede ser el director general, los directores de área, personas claves aún sin cargos formales y todos aquellos individuos que puedan alimentar de manera efectiva el diccionario.
Recuerda que ellos al final serán quienes van establecer de manera efectiva la forma en que se va a trabajar con el proceso dentro de la empresa, así que es muy importante que sus puntos de vista queden plasmados y de primera instancia logremos un contrato psicológico con ellos, para poder establecer cuáles serán aquellas conductas observables que vamos a tener dentro de nuestro proceso de gestión del cambio.
Dentro del panel de expertos también se escogerá una tríada:
El líder de proyecto o consultor puede ser alguien externo o interno, pero que tenga vasto conocimiento en el desarrollo de procesos de change management y también entienda sobre conductas observables a nivel técnico. Será una persona que tendrá a cargo comandar todo el proceso técnico para sacar el diccionario como un resultado organizacional.
La segunda parte de la tríada está compuesta por los stakeholders —de los que ya hemos hablado—, aquellas personas o patrocinadores que impulsarán el modelo de cambio y que nos ayudarán en la transformación de la cultura orientada a competencias. Estas personas generalmente tienen posiciones organizacionales que hacen que se vuelvan líderes de proceso, líderes de área o líderes de algún elemento dentro de la empresa, que nos ayudarán a lograr la consolidación del modelo.
El tercer elemento dentro de la tríada, es nuestro patrocinador principal que en este caso se sugiere sea la Dirección General, la Presidencia o el dueño, porque de eso dependerá que el modelo se pueda implementar.
Para poder realizar el modelo por competencias es necesario convocar a la tríada a la primera junta plenaria: el líder consultor, los stakeholders y nuestro patrocinador principal.
Un elemento importante que hay que destacar es que existirá un área técnica que serán los expertos, que pueden estar conformados por las personas que están dentro del Departamento de Recursos Humanos y que van ayudar previamente a la junta plenaria, a investigar información sobre las conductas más importantes y necesarias para alcanzar los objetivos organizacionales de acuerdo a la cultura laboral.
A ellos se les va a encomendar la tarea de investigar el contenido, para poder tener un borrador antes de la junta, y esto permita desarrollarla en el menor tiempo posible con los mayores resultados estratégicos.
Este mismo panel de expertos que pertenece a RR. HH., también tendrá que identificar las categorías organizacionales, que significan los grados de dominio que tendrá cada una de las competencias, para poder establecer de manera estratégica cuáles son los niveles que ocuparán cada uno de los cargos que hay a nivel organizacional.
Obviamente este panel de expertos también nos ayudará con el plan de trabajo, para poder establecer las fechas en que se llevará a cabo el proceso plenario, el primer borrador, cuándo se entregará, la revisión y entrega del diccionario final.
Al implementar el panel de expertos no hay que dejar de lado que algunas gerencias pueden ser clave para ayudar a alimentar esta primera propuesta, la versión inicial del diccionario que tenemos previamente diseñado antes de la junta plenaria.
Para evitar desperdiciar el tiempo de la junta plenaria en tratar de investigar cuáles son las competencias, es importante tener un análisis anticipado que se presentará con distintas competencias previamente analizadas en la cultura laboral.
Algunos de los elementos que ayudarán con información relevante para poder preparar este primer borrador son las entrevistas con expertos dentro de la empresa, DNC —detección de necesidades de capacitación—, evaluaciones de desempeño previas, algunos assessment center o planes de desarrollo individual.
En este primer borrador también se pueden incluir entrevistas de incidentes críticos a colaboradores que presenten un desempeño superior por encima del estándar o a aquellas personas con atributos de personalidad que son el alma de la organización.
Se elabora previamente un cuestionario y se selecciona a los colaboradores, a los cuales se les aplicará la entrevista y se analizará y recolectará la información, para poder destacar cuáles son esas competencias que pueden ser el pilar inicial para presentar al comité de expertos por primera vez.
Una vez en la junta plenaria se van a definir las competencias organizacionales transversales — gerenciales y conductuales— y las competencias institucionales, para identificar cuáles son los estándares o criterios específicos de desempeño requeridos por la organización; se basa en un listado de la cantidad de competencias que vayan saliendo de este grupo, previamente ya con información de valor de la empresa que les dé parámetros sobre las competencias necesarias.
Para que tengas mayor contexto te pongo un ejemplo: en una empresa de transporte, el director general recibió una semana previa a la reunión plenaria los resultados de las evaluaciones de desempeño de sus reportes directos del semestre pasado; esta información obviamente le va a dar mucha orientación al director ya que habrá ciertas competencias que son áreas en desarrollo de varios directores.
En estos resultados la vocación de servicio, liderazgo, visión de negocios y comunicación efectiva fueron de las menos desarrolladas en el cuerpo directivo. Obviamente esas competencias son parte fundamental del diccionario de esa empresa ya que se trata de aptitudes vitales para el negocio y las más críticas en desarrollar en la empresa. El objetivo y su visión de negocios está enfocado en su cliente final.
Ahora comprendes la importancia de la información previa a la junta plenaria. La información recopilada anticipadamente es valiosa porque de esta forma podrás entender qué competencias son críticas.
Ya con el listado presentado al comité de expertos con un máximo de veinte competencias se someterá a votación para escoger alrededor de diez a doce. En el mejor escenario al terminar esta reunión ya contaremos con el primer borrador formal del diccionario de competencias y sus descripciones.
Nota importante: sugerimos no más de doce competencias por una buena práctica observada con muchos clientes para un manejo eficiente del diccionario. Parecen pocas competencias, pero en realidad son muchas conductas asociadas a cada una de éstas y la intención es que en un periodo de tiempo los colaboradores deben desarrollar lo que vamos a incorporar a cada puesto.
Una vez que tenemos el diccionario y sus respectivas definiciones de acuerdo a la cultura de la empresa, estamos en posición de convocar a la siguiente reunión a los miembros del comité técnico conformado por Recursos Humanos y algunos gerentes clave, quienes serán los responsables de degradar las conductas observables en niveles de dominio establecidos por el mismo comité en virtud de la necesidad de crecimiento y tamaño de la empresa.
El comité técnico será quien determinará los niveles de dominio, pensando que la empresa tiene determinada cantidad de colaboradores y cada uno de los puestos tienen tareas definidas que van a llevar a cabo en función de ese nivel que les corresponde. Esto se puede definir de manera interna, recuerda que el diccionario de competencias es algo que nace de tu cultura, es totalmente objetivo. Esto significa que cada competencia tendrá distintos niveles de desarrollo que permitirá determinar las categorías de los puestos, por buenas prácticas se sugieren de cuatro a cinco:
Desarrolladas en plenitud.
Desarrolladas.
En desarrollo.
Sin desarrollar.
Tener bien claro los niveles de dominio es vital para determinar cuántos serán, y evitar confundirnos a la hora de evaluar si una persona verdaderamente los tiene desarrollados en plenitud.
Se recomienda no tomar un diccionario de otra empresa para intentar meterlo en tu organización, ya que tu cultura, tu marca, los ritos, los mitos, el lenguaje y la forma en que la gente se relaciona, así como la mira o la visión de negocio son únicos.
Una vez que se tiene redactado el diccionario con su definición y los niveles de dominio, se va a someter este documento final a una revisión por parte del comité de aprobación donde participa la alta dirección y los miembros de la tríada gerencial, para que ellos puedan determinar que efectivamente este diccionario por competencias es aquello que esperan que se realice en un futuro, recuerda que tu diccionario de competencias no es para presente, sino para alcanzar la visión de futuro.
El siguiente elemento es importante; una vez se encuentra concluido el diccionario y la tríada gerencial nos ha dado el visto bueno, debemos dar a conocer el objetivo y contenido.
Se sugiere que para lograr una mejor difusión del diccionario se haga a través de un programa de comunicación interna o endomarketing —transferir el ADN de la organización a cada colaborador, de tal manera que se observen comportamientos acordes a la cultura de la empresa—. La campaña tiene el objetivo de difundir el diccionario por competencias e informar a la organización que a partir de ese momento vamos a trabajar bajo un nuevo modelo de gestión en RR. HH. que será por competencias, dejando atrás el esquema tradicional y enfocándonos en las conductas humanas requeridas para llevar a cabo el proceso organizacional.
Recuerda que siendo un desarrollo de change management, es un proceso totalmente estratégico que puede ayudar o no al negocio a alcanzar sus objetivos, y en todo caso sobrevivir a cualquier incertidumbre o problema económico o macroeconómico que tenga. Es primordial difundir el diccionario ya que todas las personas que han participado en su diseño tendrían que tener con mucha claridad que, va a operar dentro de nuestra organización y en funciones que van a desarrollar todos los subprocesos internos de RR. HH., desde el proceso de selección hasta el tema de compensaciones.
Por eso es básico que incluyamos a todos los colaboradores que van a vivir este proceso de transformación, porque la organización va a depender de alcanzar esas conductas observables establecidas en nuestro diccionario para llegar a la meta a nivel organizacional.
Se recomienda que el documento final sea en forma de libro y para facilitar la consulta se sugiere que se presente como un manual, donde se describa el objetivo, el alcance, las competencias con sus definiciones y niveles de dominio.
En conclusión:
Un diccionario por competencias constituye una norma y un referente para todos los empleados de la organización a la hora de realizar su trabajo, permitiendo así reducir el margen de error de las interpretaciones personales.
Es una herramienta útil para la ejecución de los procesos de gestión humana por competencias, ya que operacionalizará las conductas que conforman cada una de estas.
La estructura de un diccionario entonces quedaría de la siguiente forma:
Título de la competencia, que corresponde al nombre de la competencia y engloba los comportamientos que deben tener los ocupantes.
Definición, que corresponde a una explicación genérica de la competencia. Niveles de dominio, que son los comportamientos asociados a la competencia y demuestran la presencia de la misma en la persona, ya sea en mayor o menor grado.
Descripción de los niveles de dominio
Estas metodologías son relevantes ya que nos van a servir más adelante para nuestros planes de desarrollo individual.
Pruebas situacionales: son técnicas y ejercicios que permiten simular una situación en la que los sujetos tienen que aplicar las competencias que exige el desempeño eficaz, eficiente y seguro de una tarea o actividad concreta, ofrece información realista, donde pueden evaluarse y desarrollarse varias competencias al mismo tiempo, por lo que aumenta
la validez y fiabilidad de las evaluaciones realizadas. Desafortunadamente tiene un alto costo, además de representar mucho tiempo, ya que deben diseñarse ejercicios específicos para cada organización y puesto de trabajo.
Sin embargo, considero que las pruebas situacionales son de lo más rescatable ya que pueden garantizar hasta un 90% de asertividad cuando se efectúan para ver si la persona cuenta con los niveles de dominio necesarios para llevar a cabo ese puesto dentro de la organización.
Discusiones de grupo: consiste en la decisión libre y abierta de un tema durante treinta a sesenta minutos con el objetivo de llegar a una conclusión o solución conjunta. Es una de las técnicas más utilizadas ya que permite evaluar y desarrollar varias competencias al mismo tiempo, siendo sencillas de diseñar y utilizar, suponiendo un ahorro considerable en tiempo y esfuerzo.
Entrevista por competencias: es una entrevista estructurada, centrada en la obtención de ejemplos conductuales de la vida laboral, académica y personal del entrevistado, susceptible de ser utilizado como indicadores de sus comportamientos futuros en el trabajo. Es una de las principales y más utilizada técnica de evaluación de las personas.
Cuestionario: el trabajador o candidato, debe responder un cuestionario elaborado por profesionales con la intención de identificar las competencias que posee y coinciden con las necesarias para desempeñar el puesto de trabajo en concreto. Es de gran utilidad en procesos en el que el número de aspirantes es elevado y principalmente para cuestiones técnicas.
Guía de observación: documentos utilizados para verificar de forma ocular el hacer del trabajo realizado; puede redactarse como afirmación positiva o en forma de pregunta; es utilizado para cotejar procesos y actividades de puestos; pone el foco en los aspectos que se deben verificar en un rol de trabajo.