Una vez entendidos estos conceptos científicos ahora podemos abordar con mayor entendimiento lo que es un perfil por competencias.
Descripción de puesto: es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la recapitulación detallada de las funciones o tareas del cargo —qué hace el ocupante—; la periodicidad de la ejecución —cuándo lo hace—; los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas
—cómo lo hace—; y los objetivos del cargo —por qué lo hace—. “Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y responsabilidades que comprende” (Chiavenato, 1999, p.331).
Los descriptivos de puesto tienen generalmente la serie de tareas o actividades que tiene que realizar en sí, para considerarse competentes. Obviamente necesitan cumplir con ciertos estándares, calidad o procesos internos dentro de las empresas y por supuesto las áreas.
Los descriptivos de puesto, se utilizan para poder establecer aquellos límites de responsabilidad que tienen las personas dentro de la organización. Los puestos, por supuesto, tienen un valor de acuerdo a la estrategia o vinculación que tienen con la estrategia de negocio. Son elementos que tendrías que estar revisando por lo menos cada seis meses, ya que es la base fundamental para toda la selección y capacitación.
En el siglo pasado se seleccionaba a las personas por sus competencias técnicas —aptitudes—, gestión, conocimientos y experiencia, ya que tener tantos años desarrollando las mismas funciones era sinónimo de competencia en el hacer y difícilmente se cuestionaban sus capacidades debido a que lo demostraban a través de su desempeño laboral.
En la actualidad se valoran las competencias personales —gerenciales o conductuales— que tienen que ver con actitudes y valores, que son aquellos atributos que permiten a las personas alcanzar su máximo desempeño laboral. Es necesario que al realizar tus descriptivos de puesto consideres tanto las competencias técnicas funcionales como los atributos de personalidad requeridos para cada puesto, ya que al tener esto claro seguramente tendrás menos errores en la búsqueda de talento.
Vamos a poner un ejemplo: un vendedor que tiene conocimientos en el mercado inmobiliario debido a que ha realizado comercializaciones de inmuebles por más de veinte años, tiene pleno conocimiento de su portafolio de negocios y desarrolla segmentaciones de mercado entre otras, no sería exitoso si le faltaran competencias “blandas” —soft skills— tales como generar empatía, escucha puntual, comunicación asertiva, colaboración, etc.
De este modo, el perfil de competencias debe guardar estrecha relación con la estructura, estrategia y cultura de la empresa. Asimismo, debe llegar a describir comportamientos observables en un modelo conciso, fiable y válido para predecir el éxito en el desempeño y cómo cada cual, desde su puesto, debe contribuir al logro de los objetivos organizacionales.
El diccionario donde describiremos las competencias y sus niveles de actuación, debe ser un documento de fácil aplicación ya que será la base de nuestras competencias transversales — personales—, que describirán lo que esperamos de las personas que ocupan los cargos en la organización.
El perfil por competencias está formado por las habilidades y conocimientos que se requieren para desempeñar un puesto de trabajo, esto se traduce tanto a nivel cuantitativo como cualitativo, partiendo de tener muy bien identificadas las actividades que deben hacer las personas dentro de los requerimientos, enfoques y prioridades de cada organización.
Es muy importante distinguir estos elementos entendiendo que los perfiles por competencia van alineados a los perfiles funcionales, ya que es el motor personal que permite que un individuo realice su trabajo con maestría.
Las aptitudes a observar nacen del diccionario por competencias de la empresa y los niveles de dominio, que van de uno a cuatro o de uno a cinco según sea el caso de la empresa, lo que significa que puede haber un grupo de puestos que lleven en su propia naturaleza varias competencias comunes, entonces los introduzca dentro del perfil por competencias.
Es decir, esto es un agrupamiento de familias de puestos que requieren esas competencias para realizar cierto trabajo y orientarse a los resultados.
Generalmente cuando se tiene una meta a nivel de competencias, se establece cada una de las competencias en el grado de dominio requeridos.
Una vez que se establece esta meta, entonces se puede establecer ahora sí, qué es lo que se tiene que hacer a nivel organizacional para poder alcanzar ese nivel, habitualmente se considera ese gap entre lo que se espera y lo que se tiene.
Como ejemplo, imagínate que durante muchos años Antonio Blas fue altamente competente, porque era eficaz en alcanzar los objetivos organizacionales dentro de su empresa. Desafortunadamente para él, la compañía empezó a transformarse y a crecer. De ser una organización
familiar, pasó a ser una firma institucional, lo que significó que Antonio tenía que agregar competencias de liderazgo —poco desarrollado— que no había alcanzado en más de diez años, con veinte años de experiencia dentro de la misma empresa.
Con la transformación de la empresa donde actualmente labora y con la institucionalización, ya no tiene el perfil por competencia requerido por la posición que ocupa, independientemente de que a nivel funcional en la parte de descripción del puesto puede ser eficaz, ha dejado de ser eficiente, porque aquellas conductas observables en el tema de liderazgo no cumplen los estándares mínimos necesarios para poder considerarlo como alguien competente dentro de la empresa.
Si te das cuenta, un perfil por competencias puede que tenga la mayor visión de aquello que se espera de las personas que ocupan el cargo. Si bien a nivel técnico o funcional las organizaciones pueden tener gente muy competente, en muchos casos tendrán áreas de oportunidad en desarrollo o muy grandes, cuando los perfiles por competencias están más orientados a la parte transversal.
Me han preguntado durante toda mi carrera:
¿funcional o perfil transversal?, ¿de
comportamientos gerenciales o conductuales? Siempre le he dicho a las personas que es mucho más barato desarrollar una competencia técnica funcional, que desarrollar una competencia gerencial o conductual, ya que las dos últimas generalmente están apoyadas en el querer hacer, mientras que la primera en el saber y el hacer.
De ahí la importancia de los perfiles por competencias, que también ayudan a determinar qué tan apegada una persona puede estar a la cultura, de la misma manera un individuo que parece ser apto para una empresa resulta que para otra no lo es, en el mismo puesto de trabajo. Esto se puede ver en las entrevistas de trabajo por el mismo puesto, en las que pueden rechazar a alguien y aceptarla en otra compañía. Un empleado puede ser bueno en un puesto de trabajo en ciertas organizaciones y en otras no. ¿Cómo puede ser si las especificaciones del perfil técnico son las mismas?
Ahí la diferencia y el valor del perfil por competencias: que está mucho más alineado a la cultura organizacional.
Volvamos al caso de Antonio: la empresa es la misma, lo que está cambiando es la cultura organizacional, entonces significa que él ya no tiene
las competencias gerenciales y conductuales necesarias, aun siendo altamente responsable y funcional en los resultados.
Desafortunadamente, si no tiene esta capacidad de cambiar y adaptarse a la nueva normalidad de esta empresa, será despedido. De ahí la importancia que tiene no solo el cumplimiento funcional de nuestro puesto, sino también las características que se requieren dentro de la empresa a nivel gerencial y conductual.
Ya el simple hecho de alcanzar los objetivos no es suficiente, tiene que ser acompañado por un equipo fuerte, un clima laboral sano y personas motivadas, pero esto solo se alcanza a través de un liderazgo pleno y de gran influencia positiva sobre otros.
Muchas veces, gerentes y directores son cuestionados porque, aun siendo tan eficientes en sus resultados, no se consideran adecuados para seguir comandando equipos, inclusive teniendo competencias técnicas y alcanzando los objetivos, están desgastando a sus grupos y provocan fuertes problemas financieros por el alto nivel de rotación que mantienen dentro de la empresa.
De ahí la trascendencia de un perfil por competencias, porque recuerda que está alineado a
la cultura y va a determinar si eres la persona más eficiente para ocupar ese cargo.