Hay una frase en francés que repito siempre en mis talleres: "La mémoire est une faculté qui oublie" —la memoria es una facultad que olvida. Por eso tomar notas no es un signo de desconfianza en tu propia memoria: es un acto de respeto hacia el interlocutor y de profesionalismo hacia ti mismo.
Cuando tomas notas en una reunión, le estás diciendo al otro: "Lo que dices es suficientemente importante como para que lo registre." Y al mismo tiempo, te estás asegurando de que los acuerdos, las ideas y los compromisos no se pierdan en el olvido.
Presento cinco métodos clásicos de toma de notas, cada uno con su lógica propia. El método Cornell divide la página en tres zonas: una columna derecha para tus notas durante la sesión, una columna izquierda más estrecha para palabras clave o preguntas que surgen después, y un espacio inferior para el resumen final. El mapa mental (Mind Map) parte de la idea central en el centro de la página y irradia ramas con los conceptos relacionados —ideal para pensadores visuales. El método Flow (popularizado por Scott Young) captura el pensamiento en flujo, con flechas, conexiones y símbolos propios, priorizando la comprensión sobre la presentación. El método Outline es el más lineal: jerarquías con números y viñetas, útil cuando el contenido ya tiene una estructura clara. Y el método Charting organiza la información en columnas predefinidas, perfecto para comparar opciones o tomar notas en entrevistas estructuradas.
Mi aportación personal es un sistema de colores en siete pasos diseñado para juntas de trabajo. La idea es simple: cada color tiene un significado asignado antes de la reunión. Por ejemplo: rojo para acciones con dueño y fecha, verde para ideas que explorar después, azul para datos relevantes, amarillo para preguntas pendientes. Cuando salgas de la junta, tu cuaderno ya está organizado. No necesitas reordenar nada: el color hace el trabajo de clasificación en tiempo real.
Qué hacer: Adopta un método de toma de notas para tus próximas cinco juntas y no lo abandones hasta que se vuelva hábito.
Cómo hacerlo: Si no sabes por dónde empezar, usa el método Cornell. Es el más versátil y el más fácil de revisar después. Prepara tu cuaderno con las tres zonas antes de que empiece la reunión.
Cuándo aplicarlo: En toda reunión de trabajo donde se tomen decisiones o se asignen responsabilidades. En conversaciones importantes donde quieras recordar lo que la persona te dijo.
Señal de progreso: Al terminar una reunión, tus notas son suficientemente claras como para compartirlas con alguien que no estuvo presente sin necesitar explicación adicional.
Error común: Tomar notas de todo en lugar de discernir qué es importante. Las buenas notas son selectivas. Captura el argumento central y los compromisos concretos, no cada palabra.