--- asset_id: OUT-REB-RolCoordinadorGeneralEventos-Checklist-v01 title: Checklist de Observación y Descarga del Rol Coordinador General de Eventos type: Output (OUT) — instrumento operativo de captura intellibank: IB-REB-Rebelocity (pendiente formalizar) status: Draft v01 date: 2026-04-26 related: PB-REB-RolCoordinadorGeneralEventos-v01.md (playbook draft v01 disponible) renombrado_de: TP-REB-RolCoordinadorGeneralEventos-Checklist-v01 (corrección de prefijo BMF — el checklist es un Output operativo, no un Trabajo en Progreso) --- # Checklist de Observación y Descarga — Rol Coordinador General de Eventos ## Propósito Lista operativa de qué **observar** durante la última semana pre-evento y la semana del evento (5150 Encarnación, domingo 3 de mayo de 2026), y qué **recabar** mediante sesiones estructuradas con la coordinadora actual, para alimentar el v01 del playbook del rol. El objetivo no es replicar a la persona: es **separar lo que es del rol** (transferible) **de lo que es del estilo personal** (no replicable), y volver explícito el conocimiento que hoy vive solo en su cabeza. ## Cómo usar este documento - Es un instrumento de captura, no un cuestionario lineal. - Las secciones A y F son sesiones de entrevista; las secciones B y C son observación en terreno; D y E son recolección de artefactos. - Marcar `[x]` cada ítem cuando esté capturado, con nota corta del hallazgo o referencia al insumo recabado. - Priorizar lo etiquetado como **[CRÍTICO]** si el tiempo se ajusta. --- ## A. Sesiones de descarga estructuradas (entrevista 1:1) Idealmente tres sesiones de 60–90 minutos antes del 3 de mayo. Si solo se logra una, priorizar A.1, A.2 y A.5. ### A.1 — Ciclo anual del rol y arquitectura de tiempo **[CRÍTICO]** - [ ] Línea de tiempo desde T-12 meses hasta post-evento: hitos no negociables vs. flexibles - [ ] Qué se acuerda primero con WTC (fecha, formato, derechos) y qué después - [ ] Diferencias operativas entre 5150, 70.3 y otros formatos (qué cambia en carga de trabajo, requerimientos, partners necesarios) - [ ] Carga de trabajo típica por mes (horas/semana, tipo de tarea dominante) - [ ] Momentos del año en que el rol "duerme" vs. picos de demanda ### A.2 — Cumplimiento WTC y manual IRONMAN **[CRÍTICO]** - [ ] Qué partes del manual aplica al pie de la letra y por qué - [ ] Qué partes interpreta o ajusta al contexto local — ejemplos concretos (cantidades de hidratación, distribución de puestos, tipo de carpas) - [ ] Cómo se documenta una desviación del manual y qué pruebas se guardan - [ ] Quién es la contraparte WTC para cada tema (deportivo, comercial, marca, técnico) - [ ] Qué temas se escalan a WTC y qué temas no se mencionan - [ ] Qué decisiones requieren aprobación previa de WTC y cuáles solo notificación - [ ] Cómo se manejan auditorías y observaciones post-evento ### A.3 — Gestión de partners por categoría Para cada categoría (Hidratación, Movilidad, Merchandising, Indumentaria, Banco/Titular, Bebida, otros): - [ ] Qué entrega el partner y qué entrega Rebelocity - [ ] Acuerdos comerciales típicos (canje, pago, mixto) y cómo se negocian - [ ] Plazos típicos de cada hito (alta tributaria, entrega de insumos, brandeo, distribución) - [ ] Señales tempranas de que un partner va a fallar - [ ] Qué se hace cuando un partner cae a último minuto - [ ] Qué partners son sustituibles y cuáles no ### A.4 — Gestión de proveedores operativos Para cada categoría operativa (producción/brandeo, comunicaciones/radios, seguridad, hospedaje, finisher pix, transporte, etc.): - [ ] Quién es el proveedor habitual y por qué se eligió - [ ] Condiciones comerciales típicas y márgenes de negociación - [ ] Plazos de pago habituales y palancas para extenderlos - [ ] Calidad esperada vs. calidad real — diferencia y cómo se gestiona - [ ] Qué pasa si el proveedor falla el día del evento ### A.5 — Mapa de decisiones del rol **[CRÍTICO]** - [ ] Tres ejemplos de decisiones tomadas sola sin consultar - [ ] Tres ejemplos de decisiones donde consultó a socios y por qué - [ ] Tres ejemplos de decisiones que escaló a WTC y por qué - [ ] Cómo distingue una urgencia real de una falsa urgencia - [ ] Cuándo dice "no" a un pedido de socios y bajo qué argumento - [ ] Cuándo dice "no" a un pedido de partner y bajo qué argumento - [ ] Qué tipo de decisiones lamenta en retrospectiva del 70.3 2025 ### A.6 — Manejo financiero y flujo de pagos - [ ] Cómo se construye el presupuesto del año - [ ] Cómo se prioriza el pago cuando hay restricción de caja - [ ] Cómo coordina con la dirección financiera/contadora - [ ] Qué facturas se pagan antes vs. después del evento y por qué - [ ] Qué condiciones se negocian con cada tipo de proveedor - [ ] Señales tempranas de problema financiero y a quién las eleva ### A.7 — Voluntarios y capitanes - [ ] Cómo se reclutan capitanes y voluntarios - [ ] Estructura de la jerarquía operativa el día del evento - [ ] Capacitaciones obligatorias y opcionales - [ ] Manuales de venue y de staff: cómo se construyen, qué los hace buenos - [ ] Qué se hace cuando faltan voluntarios el día del evento ### A.8 — Permisos, gobierno y relaciones institucionales - [ ] Qué permisos se necesitan y con qué anticipación - [ ] Qué entidades públicas son interlocutores y nivel de relación con cada una - [ ] Qué favores institucionales hay que cuidar para el siguiente año - [ ] Cómo se gestiona la relación con la municipalidad y turismo ### A.9 — Atletas y experiencia del corredor - [ ] Cómo se gestiona la inscripción y la comunicación al atleta - [ ] Qué tipos de queja se reciben y cómo se manejan - [ ] Qué se mide post-evento (NPS, encuestas, métricas WTC) - [ ] Qué hace que un atleta vuelva al año siguiente ### A.10 — Crisis vividas y aprendizajes - [ ] Tres incidentes operativos del 70.3 2025 y cómo se resolvieron - [ ] Qué se haría distinto este año - [ ] Qué riesgos siguen abiertos y no se han mitigado - [ ] Qué tipo de crisis nunca pasó pero sería catastrófica (clima extremo, accidente, baja de sponsor titular en plena cuenta regresiva) --- ## B. Observación durante la última semana pre-evento (26 abril → 2 mayo) **[CRÍTICO]** Acompañar/sombrear sin intervenir, salvo lo imprescindible. Tomar notas de: ### B.1 — Reuniones a las que asistir - [ ] Reunión final de capitanes (ya realizada 24 abril) — pedir grabación si existe - [ ] Capacitación de voluntarios (jueves 30 abril, sala Senatur, 18hs) - [ ] Reuniones operativas con socios durante la semana - [ ] Visitas en terreno (venue, hospedaje, ruta) - [ ] Llamadas con partners (Hidratación, Movilidad, Merchandising) ### B.2 — Conductas a observar - [ ] Cómo abre el día (qué revisa primero, qué chats prioriza) - [ ] Cómo distribuye atención entre simultáneos (3+ frentes activos) - [ ] Qué interrumpe lo que está haciendo y qué no - [ ] Cómo escribe instrucciones a un proveedor — tono, formato, claridad - [ ] Cómo cambia el tono cuando el interlocutor cambia (socio interno vs. WTC vs. partner vs. proveedor) - [ ] En qué momento del día está más / menos disponible ### B.3 — Decisiones a registrar en vivo - [ ] Cada decisión operativa tomada esta semana: qué decidió, en cuántos minutos, con qué información - [ ] Cuándo pide opinión a socios y cuándo informa después - [ ] Cuándo sostiene una posición y cuándo cede ### B.4 — Estado de pendientes detectados en chats - [ ] Confirmación final del piso 3 / cine - [ ] Recepción de remeras del Partner Indumentaria (martes 28 abril en Encarnación) - [ ] Entrega de productos del Partner Hidratación al silo (lunes 27 abril) - [ ] Confirmación de hospedaje: Sun, Milord, Trinidad, Costa - [ ] Aprobación e impresión de brandeo (Boomerang) - [ ] Pago de saldo a proveedor de medallas - [ ] Coordinación de moto para FinisherPix - [ ] Cierre de presupuesto Boomerang - [ ] Estado del acuerdo de seguridad --- ## C. Observación durante el evento (jueves 30 abril → lunes 4 mayo) **[CRÍTICO]** ### C.1 — Pre-armado y armado - [ ] Briefing de armado: quién dirige, qué lista se sigue - [ ] Recepción de productos en silo y distribución a puestos - [ ] Armado de expo / feria (jueves–viernes) - [ ] Briefing con capitanes la noche antes - [ ] Última revisión de venue ### C.2 — Día del evento (domingo 3 mayo) - [ ] Hora de llegada y primer recorrido - [ ] Comunicación con WTC en sitio - [ ] Coordinación con partners en sitio - [ ] Manejo del cronómetro: qué se mira y cuándo - [ ] Manejo de incidentes (atletas, clima, logística) - [ ] Comunicación con socios durante el evento (qué se reporta, cuándo, cómo) - [ ] Cierre del evento: qué se cierra el mismo día ### C.3 — Post-evento (lunes 4 mayo) - [ ] Desarme: quién dirige, qué orden se sigue - [ ] Cierre con partners: qué se conversa con cada uno - [ ] Cierre con WTC: qué reportes se entregan - [ ] Captura de aprendizajes en caliente (idealmente lunes mismo) ### C.4 — Métricas en vivo a registrar - [ ] Cantidad de mensajes/llamadas que recibe en el día del evento - [ ] Decisiones tomadas en menos de 5 minutos - [ ] Veces que se cambia de rol (de coordinación a ejecución, a vocería, a finanzas) - [ ] Momentos de quiebre y cómo los procesa --- ## D. Documentos y archivos a recolectar ### D.1 — Manuales internos por área - [ ] Manual de Hidratación específico al evento - [ ] Manual de Voluntarios / Staff - [ ] Manual de Venue - [ ] Manual de Brandeo - [ ] Manual de Capitanes - [ ] Manual de Movilidad - [ ] Manual de Comunicaciones / Radios - [ ] Cualquier otro manual operativo en uso ### D.2 — Spreadsheets activos - [ ] Presupuesto global del evento (versiones 5150 y LEtape) - [ ] Spreadsheet de hidratación - [ ] Spreadsheet de hospedaje - [ ] Spreadsheet de brandeo / producción - [ ] Spreadsheet de capitanes y voluntarios - [ ] Calendario maestro del año ### D.3 — Templates y plantillas - [ ] Templates de comunicación con partners (alta, brandeo, entrega) - [ ] Templates de comunicación con atletas - [ ] Templates de briefing de capitanes - [ ] Formularios y nóminas (permisos shopping, nómina de personal autorizado) ### D.4 — Bitácoras y aprendizajes - [ ] Notas/bitácora del 5150 2025 - [ ] Notas/bitácora del 70.3 2025 - [ ] Encuestas post-evento procesadas - [ ] Reporte de hallazgos del 70.3 (mencionado por Victor en chat 31 marzo) ### D.5 — Histórico comercial - [ ] Lista de partners históricos por categoría - [ ] Lista de proveedores recurrentes con condiciones habituales - [ ] Contratos vigentes con WTC y con partners --- ## E. Mapeo de relaciones críticas (taxonomía sin nombres en este documento) Para cada stakeholder relevante, capturar: - [ ] Categoría (interno, WTC, partner-categoría, proveedor-categoría, gobierno, hospedaje, etc.) - [ ] Frecuencia de contacto en cada fase del año - [ ] Tono y registro de comunicación esperado - [ ] Nivel de fricción típico (bajo / medio / alto) - [ ] Riesgo de fuga si cambia el coordinador - [ ] Quién más en Rebelocity tiene relación con este stakeholder - [ ] Qué pasa si esta relación se daña > Los datos personales de cada contacto se documentan en v02. En v01 solo nos importa la **estructura del mapa**, no los nombres. --- ## F. Preguntas para destilar criterio (ronda final, 30–45 min) Estas preguntas se hacen idealmente en una sesión separada, en formato de conversación abierta. Apuntan al know-how implícito. - [ ] ¿Qué decisión te quitó el sueño este año, y cómo la resolviste? - [ ] ¿Qué cosa no harías nunca aunque te lo pidan los socios o WTC? - [ ] ¿Qué señal te dice "esto va a salir mal" antes de que se rompa? - [ ] ¿Qué hicieron en 70.3 2025 que no van a repetir en 2026 y por qué? - [ ] Si te enfermás 3 días antes del evento, ¿qué tres cosas son las que nadie más sabe hacer hoy? - [ ] ¿Qué creés que los socios no entienden de tu rol? - [ ] ¿Qué creés que vos no entendías al principio y aprendiste haciendo? - [ ] ¿Qué decisión chica del año tuvo el impacto más grande? - [ ] ¿Qué reunión se podría eliminar sin que nadie lo note? - [ ] ¿Qué tarea hacés vos hoy que en realidad debería hacer otra persona? - [ ] Si tuvieras que entrenar a tu reemplazo en una semana, ¿en qué orden le enseñarías las cosas? - [ ] ¿Qué te faltó decirle a Victor y Rodrigo y nunca lo dijiste? --- ## G. Trampas a evitar en la destilación - [ ] No confundir lo que la coordinadora **hace** con lo que el rol **requiere**: hay tareas que ella absorbe por estilo personal y otras que son inherentes - [ ] No idealizar el proceso actual: documentar también lo que se hace por inercia o por defecto, no por diseño - [ ] No asumir que el manual IRONMAN cubre todo: capturar específicamente las **interpretaciones locales** - [ ] Documentar también lo que **no se sabe** (gaps de la coordinadora actual): un reemplazo necesita conocer las zonas oscuras del rol - [ ] No cerrar el v01 sin contrastar con la perspectiva de Victor y Rodrigo: ellos ven cosas del rol que la coordinadora no ve - [ ] No mezclar este checklist con el playbook: este es el instrumento de captura, el playbook es el output --- ## H. Plan sugerido de captura (próximos 9 días) | Día | Acción | Sección del checklist | |---|---|---| | Dom 26 abril | Sesión de descarga 1 (1.5h): A.1, A.2, A.5 | A | | Lun 27 abril | Observación: silo, recepción de productos | B, C.1 | | Mar 28 abril | Sesión de descarga 2 (1h): A.3, A.4, A.6 | A | | Mie 29 abril | Recolección de manuales y spreadsheets | D | | Jue 30 abril | Observación capacitación voluntarios + armado | B, C.1 | | Vie 1 mayo | Observación armado completo | C.1 | | Sab 2 mayo | Observación briefing capitanes + check-in atletas | C.1 | | Dom 3 mayo | Observación día del evento (lente: C.2) | C.2 | | Lun 4 mayo | Observación desarme + sesión de descarga 3 (1h): A.10, F | C.3, F | --- ## Estado de captura - [ ] Sesiones A completadas - [ ] Observación B completada - [ ] Observación C completada - [ ] Documentos D recolectados - [ ] Mapa E armado - [ ] Sesión F completada - [ ] Trampas G revisadas Una vez cerrados los puntos críticos (al menos A.1, A.2, A.5 + B + C.2 + D), se puede iniciar el draft del playbook `TP-REB-RolCoordinadorGeneralEventos-v01.md`.