--- asset_id: PB-REB-RolCoordinadorGeneralEventos-v01 title: Playbook del Rol — Coordinador General de Eventos type: Playbook (PB) intellibank: IB-REB-Rebelocity (pendiente formalizar) status: Draft v01 — estable y en proceso · retomar 2 de mayo durante el evento o antes si es oportuno date: 2026-04-26 related: OUT-REB-RolCoordinadorGeneralEventos-Checklist-v01.md sources: chats internos Rebelocity-WTC-Partners (Nov 2025–Abr 2026), Global IRONMAN Operations Compliance Manual V2.1 --- # Playbook del Rol — Coordinador General de Eventos > **Sobre este draft.** Esta versión v01 fue construida a partir de evidencia indirecta (transcript de chats operativos, manual de cumplimiento de IRONMAN) y aún no fue contrastada con la coordinadora actual. Cada afirmación fuerte está marcada como **[VERIFICADO]** cuando proviene de evidencia directa o **[HIPÓTESIS]** cuando es extrapolación razonable a confirmar. La intención es que la coordinadora actual lea este documento y corrija, antes que armarlo de cero. La validación se hará durante la última semana pre-evento (26 abril → 4 mayo 2026) usando el checklist `OUT-REB-RolCoordinadorGeneralEventos-Checklist-v01.md`. --- ## 1. Propósito y alcance del playbook ### 1.1 Para qué sirve Este playbook describe el rol de **Coordinador General de Eventos** en Rebelocity: responsabilidades, criterios de decisión, calendario operativo y dependencias críticas. Es el documento que una persona necesitaría leer para entender qué hace este rol antes de aceptarlo, asumirlo o reemplazarlo. ### 1.2 Cuándo se activa - **Reemplazo planeado** de la persona actual (cambio de proveedor, nueva contratación, transición ordenada). - **Reemplazo de emergencia** (enfermedad, baja imprevista, conflicto, fuerza mayor en la semana del evento). - **Escalamiento del equipo** (incorporar un asistente o segundo coordinador para eventos más grandes). - **Onboarding general** de cualquier persona del equipo Rebelocity que necesite entender cómo opera la coordinación de eventos. ### 1.3 Qué NO es este playbook - No es un manual técnico de IRONMAN — esa función la cumple el *Global IRONMAN Operations Compliance Manual* (referido aquí como GIOC). - No es un manual de tareas operativas por área — esos son los manuales específicos de cada área (hidratación, voluntarios, brandeo, etc.) que se producen evento a evento. - No es una descripción de puesto formal para uso legal/laboral. Para eso se deriva un documento separado a partir de la Sección 2. --- ## 2. Perfil del Coordinador General ### 2.1 Misión del rol Hacer que cada evento se ejecute conforme a las especificaciones de WTC (dueña de la marca IRONMAN), dentro del presupuesto autorizado por los socios, sosteniendo las relaciones con partners, proveedores, gobierno y atletas, y traduciendo entre los lenguajes de cada uno. ### 2.2 Responsabilidades nucleares 1. **Cumplimiento WTC.** Asegurar que el evento cumpla con las 11 secciones de manual obligatorias y los 2 documentos requeridos del GIOC, dentro de los plazos de submission a IRONMAN (primer draft 30 días antes, final martes de race week). [VERIFICADO contra GIOC] 2. **Coordinación de partners por categoría.** Gestionar el ciclo completo con cada partner (hidratación, movilidad, merchandising, indumentaria, banco titular, bebida, etc.): negociación, alta tributaria, entrega de insumos, brandeo, distribución, cierre. [VERIFICADO en chats] 3. **Coordinación de proveedores operativos.** Producción/brandeo, comunicaciones (radios), seguridad, transporte, hospedaje, fotografía finisher, etc. [VERIFICADO] 4. **Diseño y ejecución del calendario operativo.** Desde T-12 meses hasta desarme post-evento. [HIPÓTESIS — confirmar granularidad real] 5. **Gestión financiera operativa.** Construir y mantener el presupuesto del evento, priorizar pagos en coordinación con dirección financiera, negociar plazos con proveedores. [VERIFICADO] 6. **Voluntarios y capitanes.** Reclutamiento, capacitación, jerarquía operativa, manuales de venue y staff. [VERIFICADO] 7. **Permisos y relaciones institucionales.** Municipalidad, turismo nacional, fuerzas de seguridad, autoridades del venue. [VERIFICADO parcialmente] 8. **Atletas.** Comunicación pre-evento, manejo de incidencias, encuesta post-evento. [VERIFICADO] 9. **Vocería operativa con WTC.** Punto de contacto regular con Race Director / Operations Manager / Operations Director WTC. [VERIFICADO en chats] ### 2.3 Competencias requeridas **Técnicas** - Conocimiento profundo del GIOC y experiencia previa aplicándolo en eventos IRONMAN o IRONMAN 70.3. - Manejo de presupuestos operativos en moneda local con conversión a USD. - Lectura de planos de venue, course maps y SAG plans. - Manejo de spreadsheets de mediana complejidad (no se requiere modelado financiero avanzado). - Familiaridad con los procesos de submission a `Reports@IRONMAN.com`. **Relacionales** - Capacidad de sostener seis a diez interlocutores simultáneos durante la semana del evento, en distintos tonos y registros. - Habilidad para decir "no" a socios y a partners sin romper la relación. - Habilidad para sostener una posición técnica frente a presión comercial (ej. defender una cantidad mínima del manual cuando socios buscan reducir costos). - Manejo de WhatsApp como herramienta operativa (no marginal): grupos múltiples, decisiones por chat, escalamiento por chat. [VERIFICADO] **De criterio** - Distinguir urgencia real de falsa urgencia. - Saber qué decisiones puede tomar sola, cuáles consultar con socios, cuáles escalar a WTC. (Ver Sección 5.) - Capacidad de improvisación bajo restricción presupuestal sin comprometer compliance. [VERIFICADO — el escenario 5150 2026 es exactamente esto] ### 2.4 Experiencia mínima sugerida [HIPÓTESIS — calibrar con benchmark de la persona actual y de pares regionales] - Mínimo 3 años de experiencia en organización de eventos deportivos masivos. - Mínimo 2 ediciones completas de un evento IRONMAN o IRONMAN 70.3 en cualquier rol operativo. - Idealmente, una edición previa como coordinador o asistente de coordinación. ### 2.5 Disponibilidad y carga de trabajo [HIPÓTESIS — confirmar con coordinadora actual] - Carga variable a lo largo del año, con tres picos: - T-3 a T-1 mes: alta (50–70% del tiempo). - Última semana pre-evento: completa (95–100%). - Race weekend: 24/7 con disponibilidad total. - Resto del año: carga media (30–50%) con momentos puntuales de baja intensidad. - Modalidad: independiente con honorario fijo mensual. [VERIFICADO] - Disponibilidad para viajar al venue al menos en T-1 mes y race week. [VERIFICADO] ### 2.6 Límites del rol — qué NO hace este puesto - **No define la estrategia comercial** del evento (precio de inscripción, paquetes de sponsors, decisiones de marca corporativa). Eso es responsabilidad de los socios. - **No firma contratos** con WTC ni con partners titulares. La firma es de los socios; el coordinador opera el contrato firmado. - **No autoriza pagos** ni movimientos de caja. La autorización es de socios y la dirección financiera. - **No representa a Rebelocity** en negociaciones estratégicas con WTC sobre renovación de derechos o cambios de categoría. - **No reemplaza al Race Director** asignado por WTC en lo deportivo. [VERIFICADO contra GIOC] --- ## 3. Mapa de stakeholders (taxonomía genérica) Sin nombres de marca ni personas. La nominalización se completa en v02. ### 3.1 Internos de Rebelocity - **Socios fundadores / dirección general.** Quien aprueba presupuesto, firma contratos y toma decisiones estratégicas. Frecuencia de contacto: alta y constante en cada fase. - **Dirección financiera / contadora.** Maneja flujo de caja, pagos a proveedores, factura. Frecuencia: alta en T-3 a desarme. - **Marketing y comunicación.** Maneja redes, comunicación a atletas, branding visual. [HIPÓTESIS sobre división de roles internos] ### 3.2 Cuerpo técnico WTC - **Regional Director / Operations Director.** Aprueba los manuales de submission y supervisa compliance. [VERIFICADO contra GIOC §1] - **Race Director designado.** Autoridad técnica deportiva durante el evento. - **Technical Officials / Head Referee.** Reglas deportivas durante el evento. - **Equipo de marca y derechos.** Aprueba uso de logo, brandeo, comunicación oficial. ### 3.3 Partners por categoría [VERIFICADO — todos estos partners están activos en 5150 2026 y/o 70.3 2025] - **Partner Banco / Titular.** Contrato anual de mayor envergadura. Define visibilidad principal del evento. - **Partner Hidratación.** Provee bebida deportiva e hidratación según requerimiento del manual de hidratación. Logística de entrega al silo + distribución a puestos. - **Partner Movilidad.** Provee vehículos para staff, capitanes, lead vehicles, SAG. - **Partner Merchandising.** Provee indumentaria oficial del evento (remeras, accesorios) bajo canje. - **Partner Indumentaria.** [Puede coincidir con Merchandising o ser distinto según edición.] - **Partner Bebida.** [Si aplica al evento — ej. cerveza, agua premium.] - **Otros partners menores** (productos puntuales en kit del atleta, activaciones específicas). ### 3.4 Proveedores operativos [VERIFICADO] - **Producción y brandeo** (impresión de lonas, banderas, arcos, mesh, gráficos). - **Comunicaciones** (radios, repetidoras). - **Seguridad privada.** - **Hospedaje** (hoteles aliados con tarifa preferencial y disponibilidad de bloque). - **Fotografía finisher.** - **Transporte y logística** (motos, vehículos, fletes). - **Medallas y trofeos** (proveedor especializado, lead time largo). - **Cronometraje y timing** (típicamente proveedor único certificado por WTC). - **Sonido, escenario, pantalla LED.** - **Limpieza y baños químicos.** ### 3.5 Gobierno y permisos [VERIFICADO parcialmente] - **Municipalidad** del venue (cierres de calle, permisos de uso público, autorización de eventos masivos). - **Turismo nacional** (apoyo institucional, posible aporte económico, vinculación con promoción turística). - **Policía / fuerzas de seguridad** (operativo de cierre vial, escolta de lead vehicles). - **Autoridades del venue** (administración del shopping/predio, acceso, nóminas de personal). - **Salud pública** (autorización de evento masivo, plan médico). ### 3.6 Hospedaje Conjunto de hoteles aliados con tarifa preferencial y bloque de habitaciones para staff, capitanes, sponsors VIP y atletas. [VERIFICADO — múltiples hoteles activos en 5150 2026] ### 3.7 Capitanes y voluntarios - **Capitanes de área** (uno por cada zona operativa: T1, T2, swim, bike, run, hidratación, finish, expo). - **Voluntarios** reclutados por convocatoria abierta con capacitación obligatoria. [VERIFICADO] ### 3.8 Atletas Inscripción gestionada por plataforma WTC. La coordinación los toca en: comunicación pre-evento, check-in, briefing, race day, post-evento (encuesta). --- ## 4. Sistemas, herramientas y artefactos de trabajo ### 4.1 Documentos vivos (mantenidos por el coordinador) - **Presupuesto global del evento** (spreadsheet maestro). [VERIFICADO] - **Spreadsheets por área** (hidratación, hospedaje, brandeo, capitanes, voluntarios). [VERIFICADO] - **Calendario maestro del año** con hitos no negociables. - **Manuales de área específicos al evento** (hidratación, voluntarios, brandeo, venue, capitanes, movilidad, comunicaciones). Estos son los que existen como recurso interno de Rebelocity y que se mencionan como modelos para el Anexo 10.A. ### 4.2 Documentos obligatorios para WTC (submission a `Reports@IRONMAN.com`) [VERIFICADO contra GIOC §1] | # | Manual / Documento | Plazo | |---|---|---| | 1 | Operational Staff Manual | Draft 30 días antes / Final martes race week | | 2 | Medical and EMS/Ambulance Service Plan | Idem | | 3 | Swim Safety Plan | Idem | | 4 | Bike Course Plan | Idem | | 5 | Run Course Plan | Idem | | 6 | Bike Technical/Mechanical Support Plan | Idem | | 7 | SAG Plan | Idem | | 8 | Central Communications Plan | Idem | | 9 | Athlete Check-in Manual | Idem | | 10 | Side Events Plan | Idem | | 11 | Emergency Action Plan | Idem | | D1 | Athlete Information Guide | Idem | | D2 | Athlete Briefing Presentation | Idem | ### 4.3 Canales de comunicación operativa - **Grupos de WhatsApp por frente.** Uno por partner crítico, uno por área operativa, uno con socios, uno con capitanes, uno con dirección financiera. [VERIFICADO] - **Email** para temas formales con gobierno, WTC, contratos, alta tributaria. - **Zoom / sala virtual recurrente** para reuniones operativas. [VERIFICADO — sala fija reutilizada] - **Drive compartido** para spreadsheets y manuales. ### 4.4 Plataformas externas - Plataforma de inscripción WTC (gestión de atletas). - Sistema de cronometraje (proveedor certificado). - Sistema de submission a IRONMAN para los manuales obligatorios. - Plataforma de encuesta post-evento. --- ## 5. Mapa de decisiones del rol ### 5.1 Qué decide sola la coordinación [HIPÓTESIS construida desde patrones observados en chats — confirmar y depurar] - Asignación de voluntarios a puestos. - Distribución específica de productos del Partner Hidratación entre puestos. - Ajustes finos de brandeo (cantidades de lonas, ubicación dentro del rango aprobado). - Coordinación de horarios de entrega y armado. - Aprobación de manuales internos de área (hidratación, voluntarios, etc.). - Reasignación de habitaciones dentro del bloque ya negociado. - Respuestas operativas inmediatas a partners y proveedores que no impliquen cambio de alcance. ### 5.2 Qué consulta con socios antes de decidir [VERIFICADO — múltiples instancias en chat interno] - Cambios de presupuesto que excedan los márgenes aprobados. - Renegociación con proveedores que implique cambio de condiciones contractuales (ej. plazos de pago, porcentajes de anticipo). - Aceptación o rechazo de pedidos no presupuestados de partners ("¿podemos meter esta activación?"). - Cambios de scope solicitados por gobierno o WTC con costo asociado. - Cualquier comunicación oficial saliente que represente a Rebelocity más allá de lo operativo. ### 5.3 Qué escala a WTC [VERIFICADO contra GIOC §2 + chats] - Solicitudes de modificación del evento (Event Modification Procedures). - Incidentes críticos (Critical Incident Protocol). - Cambios en el course, cut-off times, swim cancellation o course shortening. - Cualquier decisión que pueda comprometer compliance del manual. - Disputas o quejas de atletas que escalen más allá del Help Desk. ### 5.4 Qué NO se le menciona a WTC sin coordinación previa con socios [VERIFICADO — ejemplo explícito en chat 27 feb 2026] - Cambios en el contrato de partners titulares. - Crisis financieras del evento. - Conflictos internos de Rebelocity. - Cualquier negociación pendiente sobre derechos, categorías o renovaciones. > **Esta sección 5 es el corazón del know-how del rol.** En la captura con la coordinadora actual hay que pedirle 3 ejemplos concretos por cada categoría (sola / consulta / escala) y la regla mental que aplicó. --- ## 6. Fase 1 — Preparación (T-12 meses → T-1 semana) Cada sub-fase se describe en tres capas: - **Qué se hace.** La actividad explícita, replicable. - **Cómo se decide.** El criterio que aplica el coordinador. - **Qué señales mira.** Lo que dispara intervención o cambio de prioridad. ### 6.1 Sub-fase A — Estructuración estratégica (T-12 a T-9 meses) **Qué se hace** - Confirmación de fecha y formato del evento con WTC. - Construcción del presupuesto inicial con socios. - Primer mapeo de partners objetivo (renovaciones + nuevos). - Definición preliminar del venue y ruta. - Inicio de conversaciones con gobierno (turismo, municipalidad). **Cómo se decide** - La fecha se ajusta a la grilla regional de WTC y al calendario del país (no solapar con feriados/elecciones críticas). - El venue se valida con: factibilidad técnica del course, acceso para atletas, capacidad hotelera, interés institucional. - Los partners objetivo se priorizan por contribución económica + ajuste estratégico, no solo por monto. [HIPÓTESIS — confirmar criterio real] **Qué señales mira** - Demoras de WTC en confirmar fecha → riesgo de empujar todo el calendario. - Falta de respuesta de partners titulares en primera ronda → reorganizar prioridades comerciales. - Cambios regulatorios locales (ej. nueva política tributaria que afecte sponsors). [VERIFICADO — caso ueno categoría restringida] ### 6.2 Sub-fase B — Cierre comercial y apertura (T-9 a T-6 meses) **Qué se hace** - Cierre formal de partners (contratos firmados). - Apertura de inscripciones (registro abierto en plataforma WTC). - Primera comunicación masiva a comunidad de atletas (cross-selling con eventos previos). - Negociación con hoteles aliados. - Reclutamiento inicial de capitanes. **Cómo se decide** - Inscripción se abre cuando: hay venue confirmado, fecha confirmada con WTC, primera ronda de comunicación lista. [VERIFICADO — chat 31 marzo donde Caro pregunta por apertura de IK] - Bloques hoteleros se dimensionan para cubrir staff, capitanes, sponsors VIP, no atletas (que reservan por su cuenta). - Capitanes se eligen entre referentes de la comunidad triatlética local y staff de Rebelocity con experiencia previa. **Qué señales mira** - Velocidad de venta de inscripciones vs. proyección. [VERIFICADO — preocupación recurrente en chat sobre baja venta de boletos] - Aceptación o rechazo de partners. Si cae uno crítico, replanteo de presupuesto. - Cambios en la disponibilidad hotelera (eventos competidores, temporada turística). ### 6.3 Sub-fase C — Producción larga y permisos (T-6 a T-3 meses) **Qué se hace** - Inicio de producciones con lead time largo: medallas, trofeos, indumentaria oficial del evento. [VERIFICADO — medallas con 50% upfront] - Solicitud de permisos a municipalidad y turismo nacional. - Definición y validación del course (swim, bike, run) con WTC. - Primera ronda de manuales obligatorios WTC en borrador interno. - Reunión con cuerpo técnico WTC para alinear expectativas. **Cómo se decide** - Permisos: arrancar lo más temprano posible aunque algunos detalles aún no estén definidos. - Producciones largas: comprometer lo mínimo viable y dejar margen para crecer. [HIPÓTESIS] - Aprobación de course requiere walk-through con autoridad WTC y autoridades de tránsito local. **Qué señales mira** - Burocracia gubernamental que se atrasa → activar contactos directos con autoridades de mayor rango. - Producción que pide pago anticipado mayor al previsto → negociar términos con dirección financiera o cambiar de proveedor. - Cambios sugeridos por WTC al course → impacto en permisos, comunicación a atletas, plan de seguridad. ### 6.4 Sub-fase D — Logística fina y comunicación a atletas (T-3 a T-1 mes) **Qué se hace** - Manuales obligatorios WTC en versión avanzada (primer draft formal a 30 días). [VERIFICADO contra GIOC] - Comunicación detallada a atletas (Athlete Information Guide). - Cierre de manuales internos por área específicos al evento. - Capacitación de capitanes. - Confirmación de proveedores operativos restantes (radios, seguridad, finisher pix). - Cierre de plan de hospedaje con reasignación de habitaciones por persona. - Validación de brandeo (gráficos finales, cantidades, ubicación). **Cómo se decide** - Si un proveedor no confirma a 30 días, activar plan B en paralelo. - Manuales WTC se priorizan según riesgo: Emergency Action Plan y Medical Plan primero, Side Events último. - Brandeo se aprueba por bloques (ej. impresión de un set de mesh aunque otros no estén cerrados) para no parar la producción. [VERIFICADO — chat 15 abril sobre Boomerang] **Qué señales mira** - Atrasos en aprobación de gráficos por sponsors → riesgo de no llegar a imprenta. - Caída o redimensionamiento de partner titular → impacto en presupuesto y comunicación. [VERIFICADO — caso 5150 2026] - Cambios climáticos previstos para race day → activar anexos del Emergency Action Plan. - Dudas de capitanes en la capacitación → señal de manuales incompletos o ambiguos. ### 6.5 Sub-fase E — Última semana pre-evento (T-7 a T-1 días) **Qué se hace** - Submission final a `Reports@IRONMAN.com` el martes de race week. [VERIFICADO contra GIOC] - Recepción de productos de partners en silo / depósito. - Capacitación masiva de voluntarios (típicamente jueves). [VERIFICADO — chat 23 abril, capacitación jueves 18hs en sala Senatur] - Reunión final con capitanes (típicamente viernes). [VERIFICADO] - Confirmación de nómina de personal autorizado en venues con acceso restringido (ej. shopping). [VERIFICADO] - Reasignación final de hospedaje (incluyendo noches adicionales si se requieren). [VERIFICADO] - Distribución de productos a puestos. - Cierre de pagos críticos pre-evento. **Cómo se decide** - En esta semana las decisiones se aceleran. La regla operativa es: lo que afecta race day se resuelve en menos de 4 horas; lo que no, espera al lunes post-evento. [HIPÓTESIS] - Cuando un partner llega tarde con un cambio (ej. nueva activación), el filtro es: ¿modifica el plan ya entregado a WTC? Si sí, no entra. Si no, evaluar. - Cuando un proveedor pide cambio de plazo, la respuesta default es "vemos qué podemos cubrir nosotros", no romper la relación. [VERIFICADO — caso medallas] **Qué señales mira** - Cualquier mensaje de un partner crítico iniciando con "tema..." o "consulta..." → potencial cambio de alcance no planeado. - Silencios prolongados de un proveedor confirmado → ir a buscar la confirmación activamente. - Ajustes de presupuesto solicitados por dirección financiera a último minuto → renegociar plazos, no recortar alcance. - Quejas tempranas de atletas en redes → señal de comunicación insuficiente. --- ## 7. Fase 2 — Semana del evento (jueves armado → lunes desarme) ### 7.1 Día -3 / Jueves — Armado inicial **Qué se hace** - Llegada del coordinador al venue. - Recepción de productos pendientes (indumentaria, brandeo, partners). - Inicio del armado de expo / feria. - Walkthrough con autoridades WTC y municipalidad. - Activación de Central Command / Race Operations Center. - Capacitación de voluntarios. **Cómo se decide** - Prioridad de armado: lo que necesita inspección WTC primero (transición, finish line, swim start). Expo se completa en paralelo. - Si un proveedor no llega con su parte, activar plan B antes de que afecte el cronograma de los otros. No esperar. **Qué señales mira** - Atletas llegando antes de tiempo y sin información → activar Help Desk anticipadamente. - Cambios de clima en pronóstico → revisar Emergency Action Plan y notificar al equipo médico. ### 7.2 Día -2 / Viernes — Check-in atletas y Athlete Briefing **Qué se hace** - Apertura formal de check-in. [VERIFICADO contra GIOC §1.i] - Athlete Briefing presentation. - Reunión final de capitanes / staff (idealmente la noche). - Continuación de armado de finish line, transition, swim start. **Cómo se decide** - Briefing lo conduce el Race Director WTC en lo deportivo; la coordinación general apoya con logística e información local. - Si surgen quejas en check-in que no resuelve el voluntario, escalan a lead staff member, después al coordinador. [VERIFICADO contra GIOC] **Qué señales mira** - Volumen de preguntas en check-in concentradas en un mismo tema → indica brecha en Athlete Information Guide → ajustar comunicación inmediata. - Atletas que faltan al briefing → planificar sesión adicional o video. ### 7.3 Día -1 / Sábado — Practice swim, expo, pre-race **Qué se hace** - Practice swim (si aplica). [VERIFICADO contra GIOC §c] - Cierre de check-in. - Expo en operación. - Walk-through final con WTC. - Reunión de cierre con capitanes y staff. - Briefing operativo del coordinador con dirección financiera y socios. **Cómo se decide** - Practice swim sigue protocolo de Swim Course Clearance del GIOC. [VERIFICADO] - Si hay observación de WTC en walk-through, se ajusta antes del cierre del día. No se lleva al domingo. **Qué señales mira** - Calidad del agua en testeo → activar contingencia si hay riesgo. [VERIFICADO contra GIOC] - Demoras en transición de expo a venue cerrado para race day → revisar con capitanes. ### 7.4 Día 0 / Domingo — Race day **Qué se hace** - Apertura de venue desde madrugada. - Operativo de seguridad y cierre vial activo desde antes del swim start. - Coordinación general en Central Command durante el evento. - Comunicación radio constante con capitanes de área y partners en sitio. - Manejo de incidentes según Critical Incident Protocol y Emergency Action Plan. [VERIFICADO contra GIOC §2.a + §1.k] - Ceremonia de premiación. - Cierre del evento con comunicación a redes y a atletas. **Cómo se decide** - En race day, el coordinador NO ejecuta — coordina. La ejecución es de los capitanes. - Cualquier decisión de modificación del evento (cut-off temprano, course shortening, cancellation) sigue el Event Modification Procedures del GIOC y la toma el Race Director con notificación a Central Command. [VERIFICADO contra GIOC] - Comunicación con socios durante el día se reduce a updates de status programados, no continuos. **Qué señales mira** - Tiempos del primer y último atleta vs. cronograma previsto (cut-offs). - Volumen de transports médicos por hora vs. baseline esperado. - Quejas concentradas en un puesto específico → enviar capitán de back-up. - Clima cambiante. - Comportamiento de tráfico fuera del corredor cerrado. ### 7.5 Día +1 / Lunes — Desarme y cierre **Qué se hace** - Desarme de finish line, transition, expo, brandeo en orden inverso al armado. - Devolución de productos no consumidos a partners. - Cierre con cada partner y proveedor en sitio. - Captura de aprendizajes en caliente con capitanes y staff (idealmente el mismo lunes). - Inicio de procesamiento de encuesta post-evento. - Reporte preliminar a socios. - Submission de cualquier reporte requerido por WTC. **Cómo se decide** - Cierre con partners se hace antes de que se vayan del venue (no se pospone para llamada posterior). - La encuesta a atletas se envía en las primeras 48–72 horas post-evento, antes de que decanten las impresiones. **Qué señales mira** - Tono de los partners en el cierre → indicador de renovación para el siguiente año. - Volumen y tono de feedback inmediato en redes → ajustar comunicación post-evento. ### 7.6 Contingencias típicas durante la semana del evento | Tipo | Probabilidad | Respuesta default | |---|---|---| | Atraso de partner en entrega de insumo | Alta | Plan B activado en T-1 mes; ejecutar plan B sin esperar | | Cambio climático adverso | Media | Revisar EAP; coordinar con Race Director y Médico | | Caída de proveedor de comunicaciones (radios) | Baja | Plan de respaldo con celulares + un repetidor extra contratado | | Atleta gravemente lesionado | Media-baja | Critical Incident Protocol + comunicación a familia + comunicación a WTC | | Conflicto con autoridad local (ej. tránsito) | Media | Escalamiento a contactos institucionales de mayor rango | | Caída financiera o impago de partner | Baja en race week | Mantener servicio; cobranza post-evento | | Quejas masivas en redes | Variable | Comunicación rápida y específica; no defensiva | --- ## 8. Riesgos y dependencias críticas del rol ### 8.1 Single points of failure identificados [VERIFICADO en patrones de chat] - **Relaciones personales con cada partner.** Cada partner habla con el coordinador por nombre, no con "Rebelocity". El reemplazo necesita una transición de relación explícita. - **Conocimiento implícito del manual IRONMAN.** Aunque el documento existe, la interpretación local (qué se aplica al pie y qué se ajusta) vive en la cabeza del coordinador. - **Calendario de submission a WTC.** Si se pierde una fecha de submission, hay impacto en compliance. - **Acceso a sistemas y plataformas WTC.** Credenciales personales que necesitan transferencia formal. - **Histórico de decisiones de eventos previos.** Las razones por las que se hace de cierta manera están en su memoria, no documentadas. - **Negociación de plazos con proveedores.** La capacidad de "estirar" un pago o conseguir un favor depende de capital relacional acumulado. ### 8.2 Dependencias frágiles - **Conexión local en el venue** (relaciones políticas, gobierno, turismo). Si el coordinador no tiene presencia local previa, los primeros 3 meses son lentos. - **Validación del cuerpo técnico WTC.** Un cambio de coordinador requiere re-presentación formal a Regional Director. - **Confianza de capitanes locales.** Los capitanes son comunidad triatlética local; no responden igual a un coordinador desconocido. ### 8.3 Riesgos del rol bajo presupuesto restringido [VERIFICADO — escenario 5150 2026] - Riesgo de que decisiones operativas se subordinen a decisiones financieras tomadas tarde, comprometiendo compliance. - Riesgo de erosionar relaciones con partners por renegociaciones repetidas. - Riesgo de fatigar al coordinador con improvisación constante, afectando calidad de submissions a WTC. --- ## 9. Plan de transferencia / onboarding del reemplazo ### 9.1 Si la transición es planeada (más de 3 meses de anticipación) 1. **Semanas 1–2:** lectura completa del playbook, GIOC y manuales internos por área. 2. **Semanas 3–6:** shadowing en reuniones operativas con socios, partners, WTC. 3. **Semanas 7–10:** transferencia gradual de chats y reuniones recurrentes; el coordinador saliente queda en CC. 4. **Semanas 11–12:** ejecución autónoma del coordinador entrante con saliente disponible para consulta. 5. **Post-evento:** retrospectiva conjunta y cierre formal. ### 9.2 Si la transición es de emergencia (menos de 4 semanas al evento) 1. **Día 1–2:** reunión intensiva (4–6 horas) con coordinador saliente: chats activos, decisiones abiertas, calendario crítico. 2. **Día 3–5:** presentación a partners y proveedores activos en cadena (no en bulk). 3. **Día 6 en adelante:** coordinador saliente queda en consulta 24/7 vía chat hasta race day. 4. **Race weekend:** ambos en sitio si es posible. Saliente como sombra del entrante. ### 9.3 Lo que el reemplazo debe leer primero (orden sugerido) 1. Este playbook (TP-REB-RolCoordinadorGeneralEventos-v01). 2. GIOC — secciones 1 (manuales obligatorios) y 2 (políticas globales). 3. Presupuesto global del evento en curso. 4. Los manuales internos por área del evento más reciente. 5. Bitácora del evento más reciente y encuesta procesada. 6. Lista de partners activos con contratos vigentes (v02 del playbook). ### 9.4 Reuniones de empalme imprescindibles - Con cada socio. - Con dirección financiera. - Con Regional Director WTC (presentación formal). - Con cada partner activo (uno por uno, no grupal). - Con principales proveedores operativos. - Con principales contactos institucionales (municipalidad, turismo). - Con el grupo de capitanes. ### 9.5 Indicadores tempranos de transición exitosa [HIPÓTESIS — proponer y validar] - A 30 días: el reemplazo conduce sin asistencia las reuniones operativas semanales. - A 60 días: el reemplazo cierra una negociación con un partner sin escalamiento. - A 90 días: el reemplazo entrega submission de manual WTC sin observaciones del Regional Director. - Pre-evento: el reemplazo identifica al menos un riesgo no detectado por el saliente. --- ## 10. Anexos ### 10.A Modelos de manuales específicos por área (placeholder) Cada evento produce manuales internos específicos por área operativa. Estos manuales son los que en la operación diaria del rol se "vuelan" del coordinador hacia los capitanes. Se documentan aquí como anexos al playbook (se incorporan los modelos reales en una iteración posterior — Rebelocity ya cuenta con el recurso vivo). Manuales esperados: - Manual de Hidratación (incluye cantidades por puesto, distribución, abastecimiento, derivado de Aid Station Setup del GIOC). - Manual de Voluntarios / Staff (incluye organigrama, turnos, indumentaria, viáticos, capacitación obligatoria). - Manual de Venue (incluye accesos, mapas internos, zonas restringidas, nóminas autorizadas). - Manual de Brandeo (incluye gráficos aprobados por sponsor, ubicación de cada pieza, cantidades, instrucciones de armado). - Manual de Capitanes (incluye estructura de mando race day, comunicación radial, jerarquía de decisión). - Manual de Movilidad (incluye flota, choferes asignados, rutas, lead vehicles, SAG). - Manual de Comunicaciones (incluye plan de radios, repetidoras, frecuencias, protocolo de uso). ### 10.B Lista de contactos [Pendiente para v02] ### 10.C Plantillas de comunicación recurrentes [Pendiente para v02 — opcional] --- ## Notas para la próxima iteración (v02) Items a depurar y/o expandir tras la captura con la coordinadora actual: 1. Validar todas las afirmaciones marcadas como [HIPÓTESIS], particularmente en Secciones 2.4, 2.5, 5.1, 6.1, 6.4, 9.5. 2. Refinar Sección 5 (Mapa de Decisiones) con 3 ejemplos concretos por categoría provistos por la coordinadora. 3. Incorporar la lista de contactos en 10.B. 4. Incorporar los modelos reales de manuales por área en 10.A. 5. Agregar una sección "Bitácora de aprendizajes por evento histórico" si se decide que aporta. 6. Considerar dividir el documento en dos partes (rol + ciclo) si crece más allá de cierto umbral de longitud.