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type: DC
asset_id: DC-REB-Letape-SanBernardino-PlanCancelacion-v01
version: v01
status: Propuesta — para revisar con el equipo, nada publicado todavía
owner: Ángeles
sherpa_owner: AngelesX
ratificador: Victor Heredia
fecha_creacion: 2026-07-15
intellibank: IB-REB-Rebelocity
subbank: PB-REB-Rebelocity
proposito: Propuesta de plan para anunciar la cancelación de L'Étape San Bernardino 2026 (confirmada por el equipo de L'Étape en sesión con Victor la mañana del 15-jul) — mensaje, proceso de reembolso, seguimiento a dudas, canales y calendario aproximado arrancando el lunes 20-jul.
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# Plan de anuncio — Cancelación de L'Étape San Bernardino 2026
## Propuesta para revisar con el equipo · 15-jul-2026

> **Confirmado en sesión con Victor la mañana del 15-jul:** el equipo de L'Étape aprobó la cancelación del evento de San Bernardino. **Todavía no está decidido** cómo se anuncia en redes/frentes, ni cuándo arranca el anuncio. Esta propuesta plantea arrancar el **lunes 20-jul**, con el trabajo interno de esta semana (miér 15 a vier 17) para afinar todo antes de decir nada en público.
>
> ⚠️ Este documento es una **propuesta**. No se publica ni se envía nada de lo que sigue hasta que el equipo lo revise y Victor lo ratifique.

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## 1. Lo más importante primero: proceso de reembolso

Esto es lo que más urge resolver porque hay dinero real de gente que ya pagó. **Ninguna cifra de esta sección está confirmada — son placeholders a llenar con Victor y finanzas antes del jueves.**

### 1.1 Qué necesitamos saber antes de comunicar nada

| Pregunta | Por qué importa | Quién la resuelve |
|---|---|---|
| ¿Cuántos inscritos/pre-registrados hay hoy, con corte real? | El último dato en el vault es del 3-jun (57 inscritos + 302 pre-registros) — muy desactualizado | Victor / Anahí / JC |
| ¿Reembolso 100%, o se ofrece crédito hacia otro evento (ej. IM 70.3 Encarnación, o una futura edición)? | Cambia todo el mensaje — no es lo mismo devolver plata que ofrecer una alternativa | Victor |
| ¿Cuál es el plazo real de procesamiento del reembolso? | La gente va a preguntar "¿cuándo me llega la plata?" desde el día uno | Victor / JC (plataforma de pago — Stripe/GHL según los otros sistemas del vault) |
| ~~¿Aplica igual a inscripción individual, pre-registros y paquetes/tiendas?~~ | ✅ **Resuelto (15-jul):** los pre-registrados no dejaron dinero a cuenta — no aplica reembolso para ellos, solo notificación. Ángeles propone avisarles por **correo electrónico**. | — |
| ¿Qué pasa con quienes ya compraron viaje/hospedaje coordinado por Rebelocity (paquetes con aliados de turismo)? | Puede haber compromisos con terceros (hoteles, SENATUR, Municipalidad) que también hay que avisar | Victor |
| ¿Los cycling clubs que ya recibieron el kit/código (Tuti los estaba contactando desde el 13-jul) reciben algo distinto? | Ya se les prometieron beneficios — hay que cerrar esa conversación con cuidado | Ángeles + Tuti |

### 1.2 Propuesta de proceso (una vez confirmados los datos de arriba)

1. **Identificar la base exacta** de inscritos pagos vs. pre-registros (JC/Victor, con el corte más reciente posible — no el del 3-jun).
2. **Definir la política** (100% reembolso / crédito / mixto) — decisión de Victor, idealmente antes del viernes 17.
3. **Contacto directo y personal primero** (no redes) a cada persona que ya pagó: email + WhatsApp si está en la comunidad, explicando la cancelación, el motivo (lo que se pueda decir públicamente), y los pasos concretos para su reembolso/crédito.
4. **Plazo comprometido y visible**: dar una fecha o ventana real ("tu reembolso se procesa en X días hábiles"), no dejarlo abierto.
5. **Canal de soporte dedicado** para dudas de reembolso puntuales (ver §3) — idealmente una sola persona o email de referencia, para no fragmentar el seguimiento.
6. **Registro de reembolsos procesados** — llevar el conteo real vs. el objetivo, mismo criterio de seguimiento que ya usa el equipo para el tablero de ventas (`PROT-REB-PronosticoEscenarios-2026H2-v01.html`), pero en sentido inverso.

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## 2. Mensaje central — qué decimos y qué NO decimos todavía

**Lo que sí podemos decir (con lo que sabemos hoy):**
- El evento de San Bernardino 2026 no se realiza.
- La decisión fue tomada junto con el equipo organizador de L'Étape.
- La prioridad es cuidar a cada persona que ya se registró — reembolso/crédito claro y a tiempo.
- Rebelocity sigue con el resto del calendario de eventos (IM 70.3 Encarnación, 11-oct).

**Lo que NO debemos decir todavía (porque no está confirmado):**
- ❌ Que se reprograma o vuelve en otra fecha — no está decidido. Usar lenguaje abierto: *"estamos evaluando el futuro de L'Étape en Paraguay"* en vez de prometer una fecha futura.
- ❌ Motivo específico de la cancelación, salvo que Victor confirme qué se puede decir públicamente (¿decisión comercial? ¿decisión del organizador internacional L'Étape/ASO? ¿logística?). Mensaje genérico mientras tanto: *"por decisión conjunta con el equipo organizador de L'Étape."*
- ❌ Cifras de reembolso o plazos exactos hasta que estén confirmados (§1).

**Tono:** directo, cálido, sin excusas largas. Reconocer la decepción ("sabemos que esto no es la noticia que esperaban") antes de pasar a la parte práctica (reembolso). No minimizar.

**Nota sobre la narrativa "La Bicicleta Completa":** todo el calendario de contenido y el plan de ventas de San Bernardino se construyeron sobre "Rueda #1 Encarnación + Rueda #2 San Bernardino = Bicicleta Completa". Esa narrativa ya no cierra. El mensaje de cancelación debe reconocerlo brevemente sin sonar forzado (ej. *"la Rueda #2 va a tener que esperar"*), y **puede** (con cuidado, sin sonar oportunista en el mismo mensaje) mencionar que Rebelocity sigue activo con el IM 70.3 Encarnación — pero como nota aparte o en un segundo momento, no en la misma pieza de la cancelación.

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## 3. Seguimiento y soporte a preguntas

**Preguntas esperables (preparar respuesta antes del lunes):**
1. ¿Por qué se cancela?
2. ¿Se va a reprogramar / hacer en otra fecha?
3. ¿Qué pasa con mi dinero? ¿Cuándo me lo devuelven?
4. ¿Qué pasa con los que ya compraron viaje/hotel?
5. ¿Y los beneficios que me prometieron por mi Cycling Club?
6. ¿Puedo usar lo que pagué para otro evento (ej. el 70.3)?

**Canal de soporte propuesto:**
- Un solo punto de contacto visible en todos los anuncios (ej. un email tipo `hola@rebelocity.net` o el WhatsApp de difusión existente) — evitar que la gente le escriba a cinco personas distintas y reciba respuestas distintas.
- Responsable de responder: a definir (¿Ángeles? ¿Anahí, que ya maneja email marketing?) — recomendación: Anahí para volumen por email, Ángeles/Tuti para cycling clubs específicamente (ya tienen la relación).
- FAQ escrito de antemano (a partir de las 6 preguntas de arriba) para que todo el que responda diga lo mismo.

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## 4. Frentes y canales de comunicación (con secuencia)

**Regla general: primero directo, después público.** Nadie que ya pagó se debería enterar por Instagram.

| Orden | Canal | A quién | Contenido |
|---|---|---|---|
| 1a | Email directo + WhatsApp 1-a-1 | **Inscritos pagos** | Mensaje personal, explica cancelación + proceso de reembolso, con nombre |
| 1b | Email (sin WhatsApp necesariamente) | **Pre-registrados** (no dejaron dinero) | Mensaje más corto, solo informativo — no hay reembolso que procesar, solo el aviso de la cancelación |
| 2 | Grupo de WhatsApp de difusión (480 miembros, `CP-REB-Letape-SanBernardino-CalendarioContenido-v02`) | Comunidad ya interesada/caliente | Mismo mensaje, formato mensaje de difusión |
| 3 | Cycling Clubs contactados por Tuti | Capitanes/referentes que ya recibieron kit o conversación | Mensaje directo de Tuti (o Ángeles), reconociendo el proceso que ya llevaban |
| 4 | Instagram + Facebook (post + stories) | Público general | Anuncio oficial, mismo mensaje central (§2), con el FAQ como carrusel o link |
| 5 | Newsletter | Base de datos general | Versión más larga, con el FAQ completo |
| 6 (si aplica) | Aliados institucionales (Municipalidad, SENATUR, si hubo coordinación de San Bernardino) | Solo si hubo compromisos formales | Aviso directo de Victor/Giselle antes del anuncio público, por protocolo institucional |

**Qué pausar en paralelo (no comunicación, pero hay que detenerlo ya):**
- El calendario de contenido de L'Étape SB (`CP-REB-Letape-SanBernardino-CalendarioContenido-v02`) tiene publicaciones programadas asumiendo el 13-sep como fecha firme — hay que pausarlo esta semana para que nadie publique nada de eso por error.
- El cross-promo "L'Étape → IRONMAN" en el calendario del 70.3 (posts del 8-sep y 13-sep, `CP-REB-IM703-Encarnacion-CalendarioPublicaciones-v01`) referencia directamente el día de carrera de San Bernardino — necesita reescribirse o quitarse.
- La sección de Cycling Clubs del plan de Tuti (`PLAN-REB-Tuti-TriClubsCyclingClubs-2026-v02` §6) estaba "pausada, fecha TBD" — ahora pasa a cancelada, no solo pausada.

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## 5. Calendario aproximado (propuesta, arrancando lunes 20-jul)

| Fecha | Qué pasa |
|---|---|
| **Miér 15 – jue 16 jul** | Confirmar con Victor/JC/finanzas: corte real de inscritos, política de reembolso, plazo de procesamiento (§1.1). Ángeles + Tuti alinean qué se les dice a los cycling clubs ya contactados. |
| **Jue 16 – vie 17 jul** | Redactar el mensaje final (§2) y el FAQ (§3) con las respuestas ya confirmadas. Preparar los mensajes 1-a-1 y de WhatsApp. Pausar el calendario de contenido de San Bernardino y ajustar el cross-promo del 70.3. Revisión final con Victor. |
| **Fin de semana 18-19 jul** | Buffer — por si falta alguna confirmación. |
| **Lunes 20 jul, mañana** | Contacto directo (email + WhatsApp 1-a-1) a inscritos y pre-registrados — **primero**, antes de cualquier post público. |
| **Lunes 20 jul, mediodía/tarde** | Mensaje al grupo de WhatsApp de difusión (480) + contacto a Cycling Clubs vía Tuti. |
| **Lunes 20 jul, tarde** | Post + stories en Instagram/Facebook. Newsletter el mismo día o al día siguiente. |
| **Semana del 20-26 jul** | Seguimiento activo de dudas (FAQ + canal de soporte), procesamiento de reembolsos, reporte de avance a Victor a mitad de semana. |

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## 6. Pendientes a confirmar antes del lunes

- [ ] [Ángeles + JC] En curso — corte real de inscritos pagos de L'Étape SB, a fecha de hoy.
- [x] Pre-registrados: confirmado que no dejaron dinero a cuenta — solo necesitan notificación por correo, no reembolso.
- [ ] [Victor] Política de reembolso: 100% / crédito / mixto.
- [ ] [Victor/JC] Plazo real de procesamiento del reembolso.
- [ ] [Victor] Qué se puede decir públicamente del motivo de la cancelación.
- [ ] [Victor] Si hay compromisos institucionales (Municipalidad, SENATUR, hoteles) que avisar antes del anuncio público.
- [ ] [Ángeles/Anahí] Quién es el punto único de contacto para dudas de reembolso.
- [ ] [Ángeles/Tuti] Mensaje específico para los Cycling Clubs ya contactados.
- [ ] [Ángeles] Pausar `CP-REB-Letape-SanBernardino-CalendarioContenido-v02` y ajustar el cross-promo en `CP-REB-IM703-Encarnacion-CalendarioPublicaciones-v01`.

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## CHANGELOG

| Versión | Fecha | Cambio |
|---|---|---|
| v01 | 2026-07-15 | Creación. Propuesta inicial a partir de la confirmación de cancelación en sesión con Victor la mañana del 15-jul. |

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*DC-REB-Letape-SanBernardino-PlanCancelacion-v01 · Owner: Ángeles · Sherpa: AngelesX · Ratificador: Victor · 2026-07-15*