Proceso evento online

"Mindset & Capacity"


Crear un sistema de todo. "Crea y Mejora el Sistema. Punto"


Revisar esto

  1. https://reinventate.club/wiki/bin/view/Crece/CreceSoporteWebinarProceso
  2. https://www.mindmeister.com/app/map/3033829857
  3. Plantilla Checklist - LINK


Previo al evento

Preparación

Estrategia

  1. Definición de plan, propósito, objetivos, recurrencia


Conceptualización

  1. Definición de temática, descripción, costos, canales, fecha y audiencia
  2. Definir ruta de usuario


Materiales

  1. Landing page
  2. Formulario registro
  3. CTA (formulario de registro, calendario de citas)
  4. Video intro
  5. Presentación (google sheets)
  6. Quizz
  7. Formulario satisfacción


Automatizaciones

CRM

  1. Correo de invitación y/o mensaje
  2. Sistema de pago
  3. Sistema de registro (Crear etiquetas en CRM)


Sala Zoom

  1. Reservar la sala
  2. Generar claves de accesos y enviar
  3. Recordatorios del evento


Soporte

Soporte a usuarios en redes sociales

  1. Costos y formas de pago (Si aplica)
  2. Próximos eventos (En caso de que no puedan asistir en la fecha que se está promocionando)
  3. Link de registro
  4. Problemas de pago


Promoción y difusión

Redes sociales (si aplica)

  1. Crear evento
  2. Generar post
  3. Mandar Newsletter
  4. Comentar


Espacios web

  1. Generar banners
  2. Revisar que el flujo funcione correctamente
  3. Verificar diariamente nuevos registros (informar al equipo)


Email (si aplica)

  1. Generar correos
  2. Invitación al evento
  3. Confirmación de registro (con detalles del acceso a la sala)


Día del evento

Antes del evento

Para facilitadores

  1. Acceso de host / verificar permisos (hablar, silenciar, grabar, compartir pantalla, etc.)
  2. Prueba de periféricos (micrófono, bocina, cámara) del facilitador
  3. Preparación de material de apoyo
  4. Tener links de los materiales a un clic (presentaciones, vídeos, audios, etc.)
  5. Asegurar su correcta visualización
  6. Recordatorios
  7. Verificar que se enviaron correctamente


Para participantes

  1. Verificar accesos a la sala
  2. Estar pendientes de posibles problemas de acceso por chat y correo
  3. Apoyar en la prueba de periféricos (micrófono, bocina, cámara)


Durante el evento

Dinámica en la sala

  1. Asegurar la estabilidad de la sala
  2. Soporte a usuarios
  3. Problemas de visualización de materiales, problemas con el chat, etc.
  4. Seguimiento a preguntas de los participantes
  5. ¿Habrá grabación?
  6. Links compartidos


Después del evento

Seguimiento a preguntas de los participantes

  1. Envío de premios, regalos, etc. (Si aplica)
  2. Envío de liga de la grabación (si aplica)


Encuesta de satisfacción o evaluación del evento

  1. Quejas y sugerencias
  2. Agradecer y avisar de futuros eventos


Espacios

  1. Actualizar espacios
  2. actualizar fechas
  3. cerrar registros
  4. ocultar banners


Siguiente pasos

Generar indicadores

  1. Registros al evento
  2. Asistentes
  3. Permanencias en la sala (hasta el final)
  4. Respuestas en formulario
  5. Número de sesiones agendadas en calendario


Documentar oportunidades de mejora

  1. Presentación
  2. Guion más al grano. Más enfoque.
  3. Demo
  4. CTA
  5. Retro de participantes


Buscar señales de interés (intención de compra) de nuestra audiencia IDEAL

  1. Registro
  2. Participar en el evento
  3. Responder cuestionario
  4. Generación de cita